Die Kurzzeitvermietung an Firmen gilt in der Regel als sicher, da Unternehmen meist pünktlich zahlen und langfristige Geschäftsbeziehungen aufrechterhalten wollen. Dennoch kann es passieren, dass eine Firma die vereinbarte Miete nicht oder nur verzögert bezahlt. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte Sie in einem solchen Fall unternehmen können und wie Sie vorbeugen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.
1. Ruhig bleiben und den bestehenden Vertrag prüfen
Vertragliche Grundlagen checken
Gehen Sie Ihren Miet- oder Beherbergungsvertrag durch und prüfen Sie die Regelungen zu Zahlungsfristen, Mahnverfahren oder Verzugszinsen.
Stellen Sie sicher, dass alle Fristen eindeutig festgelegt und kommuniziert wurden.
Kopie des Vertrags bereithalten
Falls Sie den Vertrag digital haben, stellen Sie sicher, dass Sie ihn rasch griffbereit haben, um daraus zu zitieren oder Auszüge weiterzuleiten.
2. Kontaktaufnahme und freundliche Erinnerung
Erste Mahnung / Zahlungserinnerung
Schreiben Sie der zuständigen Stelle (z. B. der Buchhaltung) eine freundliche E-Mail oder rufen Sie an.
Bleiben Sie sachlich und höflich: „Sehr geehrte Damen und Herren, laut unserem Vertrag ist die Zahlung bis X fällig gewesen. Darf ich nachfragen, wann wir mit dem Zahlungseingang rechnen dürfen?“
Verweis auf Zahlungsvereinbarung
Nennen Sie den offenen Betrag und das ursprüngliche Fälligkeitsdatum.
Weisen Sie darauf hin, dass Sie eine rasche Erledigung wünschen, um die Geschäftsbeziehung harmonisch zu halten.
Zuständigen Ansprechpartner identifizieren
Achten Sie darauf, dass Ihre Mahnung die richtige Person erreicht. In größeren Firmen ist das oft die Buchhaltung, das Rechnungswesen oder die Personalabteilung, je nachdem, wer die Unterkunft organisiert hat.
3. Schriftliche Mahnungen und Fristsetzung
Zweite Mahnung
Falls auf die erste Erinnerung keine Reaktion erfolgt, senden Sie eine schriftliche Mahnung (per Einschreiben oder E-Mail mit Lesebestätigung).
Setzen Sie eine konkrete Frist (z. B. sieben Werktage), innerhalb derer der Betrag überwiesen sein sollte.
Verzugszinsen oder Mahngebühren
Prüfen Sie, ob Ihr Vertrag Verzugszinsen oder Mahngebühren vorsieht.
Achten Sie darauf, dass diese im rechtlichen Rahmen liegen (in Österreich dürfen Verzugszinsen bei B2B-Geschäften höher als bei Privatkunden sein).
Androhung weiterer Schritte
Geben Sie an, dass Sie bei Nichtzahlung rechtliche Schritte einleiten müssen. Dies signalisiert Ihre Entschlossenheit, den Betrag einzufordern.
4. Gesprächsangebot und gütliche Einigung
Flexibilität zeigen
Manche Firmen geraten vorübergehend in Liquiditätsschwierigkeiten. Wenn Sie ein gutes Verhältnis haben, können Sie einen Ratenzahlungsplan anbieten.
Behalten Sie die Gesamtsumme im Auge, lassen Sie sich aber auf konstruktive Lösungen ein, um die Geschäftsbeziehung zu erhalten.
Kommunikation statt Konfrontation
Bleiben Sie lösungsorientiert. Oft führt ein respektvolles Gespräch schneller zum Ziel, als direkt rechtliche Schritte zu unternehmen.
5. Rechtliche Schritte einleiten
Anwaltlicher Mahnbrief
Wenn alle freundlichen Versuche scheitern, kann ein anwaltliches Mahnschreiben mehr Gewicht haben.
Meist tragen säumige Zahler die Kosten für die anwaltliche Tätigkeit, sofern sie in Verzug sind.
Gerichtliches Mahnverfahren
In Österreich können Sie ein Mahnverfahren einleiten (in Deutschland wäre es der „Mahnbescheid“).
Das Verfahren ist relativ unkompliziert und ermöglicht es, einen Exekutionstitel (Vollstreckungstitel) zu erlangen, falls die Firma weiterhin nicht zahlt.
Kündigung des Mietverhältnisses
Bei wiederholtem Zahlungsverzug oder ausbleibender Miete steht es Ihnen zu, das Kurzzeitmietverhältnis zu beenden.
Achten Sie jedoch auf vertraglich und gesetzlich vorgeschriebene Kündigungsfristen.
6. Vorsorge und Risikominimierung
Bonitätsprüfung
Bei größeren Vertragsvolumina kann es sinnvoll sein, im Vorfeld eine Bonitätsprüfung durchzuführen oder Referenzen einzuholen.
So erkennen Sie, ob die Firma bereits negativ aufgefallen ist.
Direkte Vertragsbeziehung mit der Firma
Schließen Sie den Vertrag möglichst direkt mit dem Unternehmen ab und nicht nur mit dem einzelnen Mitarbeiter. Dadurch haben Sie im Streitfall einen klaren, zahlungspflichtigen Vertragspartner.
Optionale Kaution
Auch wenn bei Firmenkunden oft darauf verzichtet wird, kann eine Kaution zusätzliche Sicherheit bieten. Dies gilt besonders, wenn die Zusammenarbeit neu ist.
Frühzeitige Rechnungsstellung
Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen zeitnah und professionell (mit korrekten Firmendaten, Umsatzsteuer-ID etc.) beim Unternehmen eingehen.
Klären Sie, an welche Abteilung oder Person die Rechnung zu senden ist, damit diese nicht im Unternehmen „versandet“.
Fazit
Wenn eine Firma die Miete nicht bezahlt, bleiben Sie zunächst ruhig und kommunizieren mit dem zuständigen Ansprechpartner. Oft lassen sich Zahlungsausfälle durch persönliche Gespräche und klare Mahnungen rasch beheben. Sollte das nicht zum Erfolg führen, können rechtliche Schritte – vom anwaltlichen Mahnschreiben bis zur Klage – sinnvoll sein.
Um solche Situationen künftig zu vermeiden, empfiehlt es sich, klare Verträge, Bonitätsprüfungen und eine professionelle Rechnungsabwicklung einzusetzen. So schaffen Sie die Grundlage für eine langfristige und faire Zusammenarbeit mit Firmenkunden.
