Auch wenn Firmen in der Regel sehr zuverlässig sind, kann es vorkommen, dass ein Monteur während seines Aufenthalts Beschädigungen in Ihrer Unterkunft verursacht. In einem solchen Fall ist eine konstruktive und professionelle Kommunikation entscheidend. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie am besten vorgehen und welche Schritte Sie unternehmen können, um den Schaden ersetzt zu bekommen.
1. Sofortige Schadensdokumentation
Fotos und Notizen
Fotografieren Sie den entstandenen Schaden aus verschiedenen Blickwinkeln.
Notieren Sie sich das genaue Datum und beschreiben Sie den Schaden möglichst detailliert (z. B. „Riss in der Wand neben dem Fenster, ca. 20 cm lang“).
Zeugen und Übergabeprotokoll
Falls ein Übergabeprotokoll vor Einzug existiert, halten Sie darin bzw. in einem neuen Protokoll den Schaden fest.
Gibt es Zeugen (z. B. andere Monteure, Nachbarn), vermerken Sie diese Informationen ebenfalls.
2. Kommunikation mit dem Monteur und dem Firmenchef
Monteur direkt ansprechen
Sprechen Sie den betroffenen Monteur sachlich an und weisen Sie auf den entstandenen Schaden hin.
Erkundigen Sie sich, wie es zu dem Vorfall kam (Unfall, unsachgemäße Nutzung, o. Ä.).
Bleiben Sie höflich und professionell, um Eskalationen zu vermeiden.
Kontakt zum Chef oder Projektleiter
Informieren Sie umgehend den Chef, Projekt- oder Teamleiter in der Firma. Hierbei reichen oft ein kurzer Anruf oder eine E-Mail mit Fotos des Schadens.
Beziehen Sie sich auf den bestehenden Mietvertrag (idealerweise mit der Firma selbst abgeschlossen) und benennen Sie klar, welche Schäden entstanden sind und welche Kosten voraussichtlich anfallen.
Firmen sind in der Regel bestrebt, solche Angelegenheiten schnell zu klären, um die Geschäftsbeziehung nicht zu belasten.
3. Kostenaufstellung und Rechnung
Kostenvoranschlag oder Rechnung
Lassen Sie sich von einem Handwerker oder einer Fachfirma einen Kostenvoranschlag erstellen, damit Sie eine verlässliche Summe nennen können.
Alternativ können Sie, wenn der Schaden überschaubar ist, selbst ermitteln, welche Materialkosten oder Arbeitsleistungen anfallen.
Transparente Kommunikation
Übermitteln Sie der Firma eine detaillierte Rechnung oder den Kostenvoranschlag.
Weisen Sie darauf hin, bis wann Sie eine Rückmeldung oder Begleichung der Kosten erwarten.
Zahlungsmodalitäten klären
Fragen Sie, ob das Unternehmen den Handwerker beauftragt oder ob Sie den Schaden vorfinanzieren und das Unternehmen Ihnen anschließend die Kosten erstattet.
In der Regel übernehmen Firmen die direkte Zahlung, sobald klar ist, was repariert oder ersetzt werden muss.
4. Rolle einer Kaution (optional)
Auch wenn die Kommunikation mit der Firma in den meisten Fällen ausreicht, kann eine Kaution eine zusätzliche Absicherung sein. Insbesondere dann, wenn Sie erstmals mit einem Unternehmen zusammenarbeiten und dessen Zuverlässigkeit noch nicht kennen:
Vertragsregelung
Halten Sie im Mietvertrag fest, dass bei Schäden die Kaution oder ein Teil davon einbehalten werden darf.
Nach Begleichung der Reparaturkosten wird ein eventuell übrig bleibender Rest der Kaution zurückgezahlt.
Seltener Aufwand bei Firmen
Da Firmen in der Regel professionell reagieren und Schäden zügig ausgleichen, verzichten viele Vermieter bei Firmenkunden auf eine Kaution.
Wenn Sie bereits über einen soliden Stamm an Firmen verfügen, ist eine Kaution oft nicht notwendig.
5. Versicherung prüfen
Eigene Versicherungen
Überprüfen Sie, ob Ihre Haushalts-, Gebäude- oder Vermieterhaftpflichtversicherung den Schaden (oder Teile davon) abdeckt.
Firmenversicherung
In vielen Fällen hat das Unternehmen selbst eine Haftpflichtversicherung, die Schäden ihrer Mitarbeiter im Ausland oder während Projekteinsätzen abdeckt.
Die Firma kann den Schaden oft direkt über ihre Versicherung regulieren, sobald Sie die notwendigen Belege oder Rechnungen vorgelegt haben.
6. Konsequenzen bei Nichteinigung
Weitere Schritte
Sollten Sie auf keine Rückmeldungen stoßen und der Schaden bleibt unbeglichen, erwägen Sie rechtliche Schritte wie Mahnverfahren oder eine Rechtsschutzversicherung, die Ihnen zur Seite steht.
Meist lässt sich eine Eskalation vermeiden, wenn Sie nachweislich freundlich, aber bestimmt kommunizieren.
Beziehungsende oder Neubeginn?
In vielen Fällen sind Firmen kooperativ und bezahlen die Rechnung, weil sie auf eine gute Zusammenarbeit angewiesen sind.
Sollte es zu Schwierigkeiten kommen, überlegen Sie, ob Sie in Zukunft weiterhin mit diesem Unternehmen zusammenarbeiten möchten.
Fazit
Wenn ein Monteur Schäden in Ihrer Unterkunft verursacht, sind sachliche Kommunikation und rasches Handeln das A und O. Dokumentieren Sie den Schaden, informieren Sie die Firma (idealerweise den Chef oder den Projektleiter) und stellen Sie eine klare Kostenaufstellung. In den meisten Fällen werden Unternehmen die Kosten schnell übernehmen, um die Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten. Ein optionales Kautionsmodell kann Sicherheit bieten, ist jedoch bei seriösen Firmen oft nicht zwingend erforderlich.
